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Vous êtes ici : Accueil » Formation et ressources » Documentation d'appoint » Petit guide d'utilisation du courrier électronique

Petit guide d'utilisation du courrier électronique

Sommaire

1. Notions de base
2. Utiliser un logiciel de courrier électronique
3. Stratégies d'utilisation

1. Notions de base

Qu'est-ce que le courrier électronique?

Utiliser le courrier électronique, c'est faire des envois de messages (un texte, avec des pièces jointes au besoin) à l'aide d'un ordinateur et d'un modem. En fait, c'est comme envoyer une lettre par téléphone! Un message transmis par courrier électronique se nomme un courriel. On transmet des courriels à un destinataire ou une destinatrice avec un logiciel qui utilise un protocole Internet. Votre fournisseur d'accès Internet (FAI) vous fournira les consignes relatives à l'installation et la configuration de ce logiciel.

Pourquoi l'utiliser?

Un groupe communautaire peut se servir du courrier électronique pour communiquer avec d'autres groupes, envoyer des messages à des organismes découverts par le truchement de leur site web, échanger entre les membres de comités d'un conseil d'administration, d'un regroupement, d'une table de concertation, d'un groupe de travail, et ce en tout temps (24h/24h) sans frais d'interurbains. Il s'agit également d'un moyen peu coûteux permettant de nouer des liens entres les groupes de différentes régions, pays ou continents. Le courrier électronique permet aussi d'avoir accès à des informations diffusées par d'autre groupes ou encore d'en diffuser soi-même.

Comment cela fonctionne?

Tout comme la poste traditionnelle, le courrier électronique se découpe en trois actions: envoyer, recevoir et répondre. Pour ce faire, un logiciel de courrier électronique doit être installé sur votre ordinateur, vous devez être doté d'une adresse de courrier électronique (l'équivalent du casier postal), être abonné à un serveur de courrier (un bureau de poste), posséder un nom d'usager (votre nom ou un alias, un surnom) et un mot de passe (la clé du casier postal).

Un logiciel de courrier vous est fourni par votre fournisseur d'accès Internet lors de votre abonnement ou est intégré à votre système d'exploitation (Windows 95/98). Le fournisseur doit également vous offrir du soutien à l'installation. Il vous donnera une adresse de courrier électronique, qui a toujours la forme suivante: nomd'usager@nomduserveur.

Par exemple: philippe@communautique.qc.ca; «philippe» étant le nom de l'usager (vous le choisissez) , le «@» appelé «arobas» ou «a commercial» étant le séparateur spécifique aux courriels et «communautique.qc.ca» le nom du serveur.

C'est à cette adresse que vos correspondants et correspondantes vous enverrons des courriels. Notez que les adresses de courrier électronique ne contiennent jamais d'accents ou d'espaces entre les mots.

2. Utiliser un logiciel de courrier électronique

Écrire

Un courriel se divise en deux parties distinctes: le haut du message (à peu près l'équivalent de l'enveloppe) et le corps du message (la lettre).

Le haut du message se divise généralement en six sections.

La case «à» (to), contient l'adresse de destination du courriel (ex: roger@communautique.qc.ca).

La case «de» (From:) est complétée automatiquement par le logiciel qui y inscrit votre adresse (ex: philippe@communautique.qc.ca).

La case «objet» (subject), sert à décrire en quelques mots le contenu du message (ex: PV de la rencontre du 18.06.97). Il est important de remplir cette case, car cela facilite la gestion des messages. Évitez d'y insérer des caractères accentués (ex: é), car ils pourraient être modifiés durant le transfert du message d'un serveur de courrier à un autre.

La case «c.c.» sert à écrire l'adresse d'un ou une autre destinataire à qui vous voulez envoyer une copie conforme. Tous les destinataires du message verront qui a reçu une copie conforme.

La case copie conforme blanche (b.c.c.) joue le même rôle que la que la case c.c., à une différence près: Ni le destinataire principal (dont l'adresse apparaît à la case «à:») ni les destinataires secondaires (case b.c.c.) ne verront l'adresse des autres destinaires. Par contre, chacun des destinataires secondaires verra l'adresse du destinataire principal dans la case «à:».

Vous rédigez votre message dans la partie du bas. (Voyez plus loin quelques conseils de rédaction). Voilà! Vous pouvez envoyer votre courriel, en activant la fonction «envoyer le courrier». Il est aussi possible de joindre des fichiers à votre courriel.

Les pièces jointes

Transmettre des pièces jointes en format numérique (un document créé avec un traitement de texte, par exemple) se révèle une fonction très utile du courrier électronique. La personne qui reçoit le document peut le modifier, l'imprimer, le consulter sur son poste de travail,... sans avoir à saisir les données. Ceci donne au courrier électronique un avantage indéniable sur le télécopieur. De plus, on peut joindre des documents plus volumineux, qui coûteraient cher à envoyer par la poste, surtout s'il y a plusieurs destinataires.

Avant d'attacher un document à votre courriel, assurez-vous que votre destinataire possède le logiciel pour le lire. Par exemple, un document créé à l'aide d'un chiffrier électronique n'est pas nécessairement lisible par un autre chiffrier ou une version antérieure du même chiffrier. Il existe toutefois des formats universels qui permettent à toutes les plates-formes et à tous les logiciels de reconnaître les documents.

Si vous utilisez la même version de logiciel (un traitement de texte, par exemple) et la même plate-forme (MAC ou compatible IBM) que votre destinataire, vous pouvez alors envoyer le document dans sa forme originale.

Sinon, vous devez effectuer une conversion du fichier vers un format universel: le «format texte mis en forme», appelé .RTF. Cette opération s'effectue à l'aide du logiciel de traitement de texte, en utilisant la commande «enregistrer sous». N'oubliez pas de modifier le nom de votre fichier si vous souhaitez conserver la version originale. C'est le fichier en format RTF que vous joindrez à votre document.

Une autre option très efficace s'offre à vous. Si votre document n'est pas trop volumineux, vous pouvez en copier le contenu, puis le coller dans le corps du message. Évidemment, vous perdez la mise en page, mais vous êtes sûr que votre correspondant-e pourra vous lire !

Si vous n'utilisez pas le format RTF, notez qu'il est utile de conserver les extensions «par défaut» des documents (traitement de texte ou chiffrier) afin de vous assurer que le document soit lisible par le destinataire. Les fichiers dont le nom se termine par «.txt» ont été créés avec Notepad / Bloc-notes, les fichiers «.doc» avec Microsoft Word, les fichiers «.wpd» avec Word Perfect, les fichiers «.xls» avec Excel, etc. Utilisez ces extensions. Votre destinataire saura avec quel logiciel ouvrir le document transmis.

Évitez d'envoyer des textes contenant des images ou des graphiques ; la pièce-jointe serait alors de taille fort imposante (notamment si vous utilisez le format RTF). Le temps de versement du courriel chez votre destinataire pourrait s'avérer très long. Si vous souhaitez envoyer des images, des logos ou des graphiques, il est alors nettement préférable d'utiliser un logiciel spécifique, permettant la compression de fichiers.

Votre logiciel de courrier électronique vous permet également de faire parvenir à votre destinataire un hyperlien (une adresse de page web). Il ou elle pourra activer ce lien à l'intérieur du courriel. Exemple: votre site préféré est www.w3.org. Si vous voulez transmettre l'adresse de ce site par courriel sous forme d'hyperlien, sélectionnez cette adresse dans la fenêtre d'adresse de votre navigateur et copiez-la (ctrl-c). Ensuite, placez votre curseur dans le courriel et effectuez la commande «coller» (ctrl-v). L'adresse suivante devrait apparaître: http://www.w3.org. Votre destinataire pourra alors activer le lien directement, en cliquant sur l'adresse.

La signature

La signature est un court texte apposé au bas de chacun des courriels transmis. On y place généralement le nom et les coordonnées du groupe, adresse, numéro de téléphone, numéro du télécopieur, adresses de courrier électronique et du site Web: les informations contenues habituellement sur votre papier entête.

Avec Netscape, cette signature automatisée doit être rédigée préalablement à l'aide d'un éditeur de texte. Ensuite, on doit indiquer dans les paramètres de configuration le chemin de ce fichier pour que le logiciel puisse joindre la signature au bas du courriel. Il est préférable de ne pas dépasser 4 à 5 lignes dans la rédaction de cette signature.

 Procédure de création d'une signature, avec Netscape.

1. Composez votre signature à l'aide d'un éditeur de texte fourni avec le système (Windows/Mac) et déjà installé sur votre ordinateur (Notepad/Bloc notes de Windows ou Simple Text sous Macintosh)
   
   Note : Évitez l'utilisation d'un traitement de texte puissant, comme Word ou Wordperfect, car ils ajoutent des codes de mise en page qui seront mal interprétés par le gestionnaire de courrier Netscape. Ne placez pas d'images ou de dessins dans votre signature, le fichier serait alors trop lourd.
2. Sauvegardez votre fichier (sous le nom sign.txt, par exemple).
3. Quittez le logiciel de traitement de texte.
4. Au menu options de la barre de menu, sélectionnez Préférences de courrier et des nouvelles et puis l'onglet identité. À la ligne fichier signature, utilisez le bouton parcourir afin de localiser et sélectionner le fichier de votre signature (sign.txt), créé à l'étape 1

 

Votre signature apparaîtra au bas de chacun de vos messages. Pour vous en convaincre, envoyez-vous un courriel.

Eudora possède son propre éditeur de texte pour la rédaction d'une signature. La version gratuite de logiciel permet la création de écrire deux signatures différentes: main (principale) et alternate (secondaire).

Procédure de création avec Eudora

1. Dans le menu Special, activez la fonction signature et choisissez entre main et alternate.
2. Rédigez le texte dans la fenêtre d'édition de texte. Quittez en sauvegardant.La signature sera jointe automatiquement au bas de chaque courriel que vous enverrez.
3. Lors de l'envoi d'un courriel vous pourrez choisir la signature que vous désirez voir y joindre. Vous avez trois choix de signatures: «main», «alternate» ou «none» (aucune). Vous devez indiquer ce choix dans la fenêtre de rédaction d'un courriel, en haut à gauche de l'entête du courriel. Le choix par défaut est «main» (principale).

Effectuer la levée du courrier

Pour savoir si quelqu'un vous a écrit, vous devez lever votre courrier. Pour se faire, connectez-vous à votre fournisseur d'accès et lancez votre logiciel de courrier électronique. Activez la fonction «lever le courrier» et les messages seront versés dans votre boîte de réception. Vous pouvez les lire quand vous le jugerez opportun et en disposer comme bon vous semble.

Avec Netscape,

1. Activez la fonction Retirer le nouveau courrier du menu Fichier.
2. Entrez votre mot de passe.

Vous recevrez alors votre courrier. Vos courriels sont versés dans la boîte Inbox de votre logiciel.

Vous pouvez les lire quand vous le jugerez opportun et en disposer comme bon vous semble.

Avec Eudora,

1. Activez la fonction Check Mail.
2. Entrez votre mot de passe.

Vous receverez alors votre courrier. Vos courriels sont versés dans la boîte In de votre logiciel.

3. Stratégies d'utilisation

Nous vous avons présenté jusqu'ici les fonctions principales du courrier électronique. Nous allons maintenant traiter des notions de gestion du courrier, d'éthique et de sécurité, ainsi que de consignes, de conseils, de trucs, bref, de stratégies d'utilisation.

Quel logiciel utiliser?

Il existe deux grands types de logiciels de courrier électronique. Ceux qui sont intégrés au navigateur et les logiciels dont la seule fonction est le courrier . Ainsi, le navigateur Netscape possède son propre lecteur-envoyeur de courriels. Par contre, les logiciels de courrier électronique Eudora ou Pegasus (par exemple) ne vous permettent pas d'accéder au Web ou à Usenet, bref de naviguer sur Internet. Windows 95 et 98 intègrent à fois un navigateur (Explorer) et un logiciel de courrier électronique (Outlook Express). Alors, que faire? Pourquoi utiliser un logiciel différent pour le courriel et pour la navigation ?

Les logiciels de courrier indépendants du navigateur sont souvent plus complets, la gestion des courriels est plus aisée et plus conviviale. De manière générale en informatique, un produit-une fonction constitue une règle d'or. Ainsi, Eudora est un logiciel de courrier électronique. Nestcape 3.0 Gold est un navigateur, un lecteur-envoyeur de courriels, un lecteur de groupes de discussion, un éditeur HTML, etc. Libre à vous de choisir.

Truc: Si vous avez deux adresses de courrier électronique, vous pouvez utiliser les deux logiciels pour lever les courriels, à partir d'un même poste et attribuer à chacun une fonction distincte. Exemple: un logiciel, configuré à info@communautique.qc.ca, pour le traitement du courrier courant et un logiciel configuré à philippe@communautique.qc.ca pour recevoir les courriels de listes de distribution. De plus, si plusieurs utilisateurs lèvent le courrier à partir du même poste, des logiciels différents pourraient être utilisés par chacun ou chacune afin qu'elles puissent conserver leur propre configuration.

Gérer le courrier reçu

Les boîtes aux lettres

Votre logiciel de courrier est doté de trois boîtes aux lettres principales. La boîte Réception (Inbox) contient tous les messages reçus. La boîte Envoi (sent) contient une copie de tous les messages envoyés. Afin d'assurer une gestion efficace des messages, ne conservez dans ces boîtes que les messages courants: faites-en le ménage souvent! La boîte «poubelle» contient les messages que vous y jetez. Vous devez toutefois la vider pour éliminer définitivement les messages.

Vous pouvez aussi créer des boîtes spécifiques. Il est possible, par exemple, d'attribuer une boîte aux lettres à chaque employé-e de votre groupe ou encore des boîtes thématiques (regroupement, table régionale, coordination). Elles se créent en quelques clics et vous pouvez en créer autant que nécessaire.

Création d'une boîte, avec Nestcape

1. Allez dans le menu Fichier,
2. Choisissez l'option nouveau dossier
3. Donnez lui un nom.

Vous pourrez ensuite déplacer les courriels de la boîte Inbox à la boîte appropriée.

Pour transférer un courriel, avec Netscape

1. Sélectionnez le message (surbrillance bleue) dans la boîte Inbox
2. Activez l'onglet transférer du menu message. La liste des boîtes apparaît.
3. Sélectionez la boîte appropriée.

Le tour est joué.

Création d'une boîte, avec Eudora

1. Allez dans le menu File.
2. Activez l'onglet New mailbox.
3. Donnez lui un nom.

Vous pourrez ensuite déplacer les courrier de la boîte In (ou de n'importe quelle autre boîte) à la boîte appropriée (voyez ci-dessous pour automatiser cette fonction).

Pour transférer un courriel, avec Eudora

1. Sélectionnez le message (surbrillance) dans la boîte In.
2. Dans le menu File, activez l'onglet Move. La liste des boîtes apparaît.
3. Sélectionnez la boîte appropriée.

Le tour est joué.

Les filtres et les tris

Les filtres permettent de trier les messages à partir d'informations contenues dans l'entête d'un courriel. On les utilise généralement pour trier le courrier entrant, mais on peut faire de même avec le courrier sortant, si l'on veut en conserver une copie dans une boîte spécifique.

Exemple: Vous recevez régulièrement du courrier provenant d'un collègue de travail. Son adresse électronique est rogerc@puce.qc.ca. Vous avez créé une boîte postale dans laquelle vous conservez les messages qu'il vous envoi. Cette boîte se nomme «Roger». Vous pouvez automatiser le versement des messages dans cette boîte lors de la levée des messages. Ainsi, tous les messages provenant de rogerc@puce.qc.ca se retrouveront dans la boîte «Roger» à chaque fois que vous recevrez du courrier.

Avec Eudora, vous pouvez activer une fonction de tri automatisée, ainsi le courrier est versé automatiquement dans une boîte aux lettres appropriée lors de la levée du courrier. On ne peut faire des tris par filtres avec Netscape 3.0.

Mettre en place des filtres avec Eudora

1. Dans le menu Special, activez l'onglet Filters   
2. Choisissez New.
3. Sélectionnez la section qui servira à faire le tri (par exemple from: (de:)).
4. Écrivez l'adresse dans la case appropriée (rogerc@puce.qc.ca).
5. Définissez l'action à faire, dans notre exemple: Transfer (transférer).
6. Répétez 1-5 pour chaque filtre.
7. Quittez la fonction Filters et enregistrez les modifications.

Des filtres pour quoi faire, deux exemples :

Les cybercamelots.

    Plusieurs publications électroniques offrent un service de cybercamelot. Il s'agit d'un courriel envoyé aux abonnés pour les informer des nouveaux contenus (sous forme de manchettes, par exemple). Vous pouvez automatiser le versement des courriels dans une boîte créée à cet effet et les conserver pour consultation ultérieure. De plus, cela vous évitera de faire le transfert «à la mitaine» à chaque levée du courrier.

Les listes de distributions.

    Une liste de distribution est un moyen d'échanger des messages au sein d'un groupe, par l'envoi d'un courriel à une seule adresse. Les messages sont distribués en vrac à tous les abonnées d'un liste de distribution (d'où le nom). Il existe des milliers de listes sur Internet. Elles gravitent généralement autour d'un sujet ou d'un thème particulier. Nous vous recommandons fortement de créer des boîtes pour chacune des listes auxquelles vous vous abonnerez et d'y aiguiller par filtres les messages. Vous pourrez ainsi consulter l'ensemble des messages à votre guise. De plus, certaines listes sont très actives et vous serez rapidement submergé-e de messages. Le tri par filtres et l'octroi de boîtes vous permettrons de mieux gérer votre courrier.

Organiser ses envois de courriels

Le carnet d'adresse

On utilise le carnet d'adresses pour éviter d'écrire au long une ou plusieurs adresses à chaque fois que l'on veut envoyer un courriel. Souvent, les adresses de courrier électronique sont difficiles à mémoriser et, surtout, sources d'erreurs de frappe. Vous avez donc intérêt à ajouter une nouvelle fiche au carnet d'adresse pour chacun des destinataires auquel vous êtes susceptible d'écrire plusieurs fois. Cette fiche contiendra le nom du destinataire, un surnom ou pseudonyme (Nick-Name) facile à mémoriser (que vous pourrez écrire dans la case «à:», «cc:», etc. ) et bien sûr, l'adresse électronique. Vous pouvez également ajouter l'adresse d'un-e correspondant-e à votre carnet d'adresse à partir d'un courriel qu'il ou elle vous a fait parvenir. Utiliser alors la fonction «ajouter au carnet d'adresse», ou l'équivalent.

Inscrire une adresse dans le carnet d'adresse de Netscape:

1. Choissisez l'option Courrier Netscape du menu fenêtre de la barre de menus.
2. Choisissez l'option carnet d'adresse. Le carnet d'adresse apparaît.
3. Sélectionnez la commande Ajouter un utilisateur du menu Rubrique.
4. Compléter les champs nom et adresse. Vous pouvez ajouter un commentaire à votre intention dans la zone description (L'utilité de la zone pseudonyme est décrite un peu plus bas).
5. Appuyez sur OK.

Pour modifier ultérieurement une entrée du carnet

(changer une adresse, par exemple), avec Netscape

1. Dans le carnet d'adresse, sélectionnez (surbrillance) le destinataire.
2. Utilisez la commande Propriétés du menu Rubrique.
3. Effectuez la modification.

Vous pouvez également ajouter l'adresse d'un-e correspondant-e à votre carnet d'adresse à partir d'un courriel qu'il ou elle vous a fait parvenir.

La saisie rapide, en utilisant un message reçu pour ajouter ce ou cette correspondant-e au carnet d'adresse de Netscape

1. Ouvrir le message du correspondant.
2. Choisir l'option Ajouter au carnet d'adresse du menu message.
3. Modifier le nom si nécessaire dans la case des propriétés.

Truc: L'utilisation du surnom ou pseudonyme. L'identification de votre correspondant avec un surnom ou pseudonyme, lorsque vous créez une nouvelle entrée au carnet d'adresses, vous permet de simplifier l'envoi de vos messages. Pour rédiger un nouveau message à cette personne, vous écrivez simplement le surnom ou pseudonyme dans la case appropriée du courriel. La bonne adresse s'inscrira automatiquement dans cette case. Notez que le destinataire ne verra pas le surnom que vous lui avez assigné en recevant le courriel. Le surnom aura été automatiquement remplacé par son vrai nom et son adresse. Il en est de même pour les surnoms attribués à une liste d'adresses pour les envois groupés.

Le carnet d'adresses permet également de créer des listes de destinataires pour effectuer des «envois groupés». Il s'agit, encore une fois, de créer une fiche en lui donnant un nom, une étiquette, et de regrouper sous ce nom plusieurs adresses. Vous pouvez mettre sur pied une liste d'échanges entre les membres d'un conseil d'administration (par exemple). À un seul surnom ou pseudonyme peut correspondre une infinité d'adresses.

Création d'une liste d'adresses, avec Netscape

1. Sélectionnez la commande Ajouter une liste du menu Rubrique.
2. Créer un nouveau dossier de liste d'adresses.
3. Donnez lui un pseudonyme.

Écrivez ce pseudonyme dans la case Envoyer à du courriel que vous voulez envoyer aux membre de la liste. Pour ajouter les correspondant-e-s à notre liste, sélectionnez-les dans le carnet et déplacez-les (glisser-coller) sous le dossier portant le nom de la liste. Utilisez le même procédé (glisser-coller) pour ajouter des nouveaux correspondant-e-s à la liste.

Le carnet d'adresse de Eudora

1. Sélectionnez le menu Tools.
2. Activez l'onglet Address book, la fenêtre du carnet d'adresse apparaît.
3. Appuyez sur le bouton New (en bas, à gauche).
4. Entrez le nom (ou un surnom) dans la case de saisie.
5. Appuyez sur OK. Le nom apparaît dans la colonne de gauche; le curseur clignote à droite.
6. Écrivez l'adresse du destinataire dans la case de droite.
7. Vous pouvez attribuer à un nom (colonne de gauche) autant d'adresses de courrier que vous le désirez et ainsi créer une liste. Séparez alors chaque adresse d'un retour de chariot (Enter).

Pour envoyer un courriel à un-e destinataire de votre carnet, écrivez le nom ou le surnom dans la case Envoyer à du courriel.

Ajouter des adresses à un liste ou modifier une adresse du carnet de Eudora,

1. Sélectionnez le menu Tools.
2. Activez l'onglet Address book, la fenêtre du carnet d'adresse apparaît.
3. Sélectionnez (surbrillance) le nom ou le surnom dans la colonne de gauche.
4. Effectuez le changement dans la colonne de droite.
   

Rédaction d'un courriel

Les courriels pour quels types d'échanges?

Lorsqu'il s'agit d'une information importante, assurez-vous d'utiliser plusieurs canaux de communication. L'usage du courrier électronique n'est pas encore entré complètement dans les moeurs. Certains ne vérifient pas encore leur courrier aussi souvent qu'ils prennent leurs messages téléphoniques. Toutefois, nous vous encourageons à développer des habitudes d'utilisation du courriel. Premièrement, c'est un médium qui se prête bien à notre vie de plus en plus folle ! Deuxièmement, une utilisation adéquate du courrier électronique devrait nous amener à utiliser de moins en moins le papier pour les échanges de routine, comme les mémos, ce qui entraîne des économies en papeterie (enveloppes, papier, encre, timbres, papier fax) et contribue à la préservation de l'environnement. Troisièmement, la rapidité, la simplicité d'utilisation et la possibilité de diffusion en vrac font du courrier électronique un outil de concertation et d'action prometteur.

L'utilisation des chevrons «<>»

Lorsque vous faites parvenir un message à une personne précise dans un organisme, vous pouvez indiquer le nom de votre destinataire, en premier, dans la case «à:» (to:) du courriel. Vous devez alors utiliser les chevrons «<>» pour délimiter l'adresse de courrier électronique. Exemple: Guy Blais <info@communautique.qc.ca>. Ces explications s'appliquent aussi aux autres cases de destination (cc:, etc.)

Les accents (é, è,...)

Les courriels voyagent en suivant un trajet complexe entre plusieurs serveurs. Tous ces serveurs ne reconnaissent pas nécessairement les caractères accentués. Les protocoles de communication ont d'abord été conçus pour des usagers anglophones. Nous vous recommandons donc de ne jamais utiliser de caractères accentués dans les cases de l'entête du courriel (à, de, cc, objet). Vous pouvez les utiliser dans le corps du message, à moins que votre correspondant-e n'habite le Japon (par exemple).

Les mots en majuscules

L'utilisation du courrier électronique ne vous soustrait pas des règles du savoir vivre! Par convention, écrire en majuscule équivaut à CRIER. Comme il n'y a pas de souligné, de gras ou d'italique dans les logiciels de courrier (sauf les plus récents ou hauts de gamme), on utilise parfois les majuscules pour insister sur un passage. Faites-le avec parcimonie. Utilisez de préférence les «*» pour mettre l'*accent* sur un mot ou encore les «_ » pour _souligner_ un mot.

Répondre

En réponse à un message, utilisez la fonction «répondre» ! L'adresse de votre correspondant-e apparaît dans la case «à:» et dans la case sujet apparaît «re:le sujet du message original». Dans le corps du message, vous trouverez le texte du courriel que vous avez reçu précédé, à chaque ligne, d'un chevron (>). Ne retournez pas l'ensemble du texte. Enlevez les portions inutiles du texte et placez votre réponse sous la phrase à laquelle vous réagissez.

Les binettes =^.^=

Les binettes (smileys en anglais) sont des petits «clins d'oeil» que l'on ajoute aux messages. Elles apportent un élément non verbal afin de faciliter le niveau de lecture d'une phrase ambiguë (un sourire, un clin d'oeil, etc..) ou de colorer le texte d'une émotion.

On utilise les caractères de texte pour les créer et on les consulte en penchant la tête vers la gauche. Disposez-les à la fin de la phrase ou du message. Voici les plus communes :

:-)     un sourire, content-e, satisfait-e, on vient de faire une blague,...

;-)     un petit clin d'oeil (...à prendre avec un grain de sel)

:-(     un tristounet, situation qui nous chagrine, pas content-e

:-|     indifférent-e , cela me laisse froid

:-0     surprise

Sécurité

L'Internet étant un système ouvert, où les informations circulent librement, il est sage d'avoir à l'esprit quelques notions relevant de la sécurité. Identifions d'abord quelles sont les informations faciles à obtenir, par un-e espion-ne :-0.

Dans un courriel, les cases «à» (to), «de» (from) ainsi que «sujet» (object) sont des informations aussi confidentielles qu'une carte postale. Par exemple, quelqu'un peut assez facilement épier le serveur de votre FAI et savoir à qui vous écrivez, qui vous écrit et de quoi vous discutez et ce, sans même connaître votre mot de passe. Il ne peux toutefois pas lire le contenu de l'échange, le corps du message. Pour cela, il lui faudrait votre mot de passe.

Les cases à (To), de (from), sujet (object) sont également publiques au sens où elle sont visible par tout ceux qui utilisent le même logiciel, sur le même poste, et par l'administrateur du serveur, au même titre que le sont sur une enveloppe de courrier ordinaire l'adresse de l'auteur et du destinataire. Ainsi, par mesure de sécurité, n'échangez JAMAIS des mots de passe par courrier électronique.

Enfin, notez qu'il est très très facile de changer les adresses de retour (la case de ou «from» du courriel) et ainsi d'utiliser une fausse identité dans l'envoi de courriels. Ne vous étonnez donc pas un jour de recevoir un courriel de batman@gotham.city et de ne pouvoir y répondre. Cherchez vous même comment faire de telles blagues, vous apprivoiserez alors un peu plus votre logiciel.

Éthique

Plusieurs personnes se plaignent aujourd'hui d'être submergées de courriels qui ne leur sont pas destinés. Choisissez vos destinataires et n'envoyez pas du courrier en Copie-conforme à n'importe qui. N'envoyez PAS des courriels en vrac, à des destinataires qui n'en ont pas fait la demande.

De plus, ne lisez jamais le courrier personnel des autres. Enfin, de grâce, ne diffusez pas d'informations personnelles sur des tiers avec le courrier électronique. Ce médium n'est pas encore assez sécuritaire...

Varia

Services «gratuits»

Il existe des services de courriels gratuits. Entre autres, MonCourrier.com, Mail excite, Mail city, Hot mail et net@dress. Pour en «bénéficier» vous devez avoir accès à Internet et savoir utiliser un navigateur (tel Netscape). Donc, si vous décidez de limiter votre utilisation de l'Internet à celle offerte dans les points d'accès publics, vous pouvez avoir votre adresse électronique gratuitement. Ceci pourrait être intéressant si vous désirez vous abonner à une liste de distribution ou participer à un forum et que vous êtes un sans-adresse électronique. En toute franchise, notre connaissance de ces services est limitée. Nous nous contentons donc de vous mentionner leur existence et de vous indiquer à quoi ils pourraient servir. À vous de les découvrir. Mais rappelez vous, ces services sont gratuits dans la mesure où vous considérez que regarder de la publicité n'est pas une dépense!

Discipline

Comme pour n'importe quel nouveau moyen de communication, il faut développer une culture d'utilisation, une discipline. Si vous décidez d'utiliser le courrier, utilisez-le ! Levez régulièrement, répondez, écrivez. Cela vous parait évident, mais il n'en est rien. Ce n'est pas parce que quelqu'un à une adresse électronique qu'il lit régulièrement son courrier et/ou y répond. Vous allez d'ailleurs identifier assez rapidement des individus avec qui la communication par courriels fonctionne très bien et d'autres avec qui il vaut mieux utiliser le téléphone !

Trucs

Si vous prévoyez n'utiliser votre accès Internet que pour le courrier électronique, vous n'aurez alors besoin que de 5 heures d'accès par mois. Branchez-vous, vérifiez si vous avez du courrier, ensuite débranchez-vous pour le lire et y répondre. Rebranchez-vous ensuite pour envoyer les réponses, que vous aurez rédigées en les accumulant à la queue-leu-leu. Votre temps de branchement ne devrait pas dépasser 2 minutes à chaque fois.

Si vous partagez un poste pour le courrier, vous pouvez écrire votre message dans un logiciel de traitement de texte puis le copier-coller dans un courriel. Vous pourrez ainsi utiliser l'ordinateur (et la connexion) pour des périodes de courte durée. De plus, vous pourrez corriger votre texte à l'aide du dictionnaire de votre logiciel de traitement de texte. Ce conseil vaut également pour les gens peu à l'aise avec l'utilisation du clavier. Ces derniers passeront beaucoup de temps à écrire leurs messages. Ce facteur peut être très important si vous envisagez faire du courrier électronique un moyen de communication privilégié au sein de votre organisme. Notez que les internautes sont généralement tolérants envers les fautes de frappe dans le courriel. Vous n'aurez donc pas à passer un temps considérable à la correction de vos envois. Les nouveaux logiciels de courrier électronique sont d'ailleurs munis d'un correcteur orthographique).

Ouf ! Vous voilà prêt à échanger par courriel. Amusez-vous ;-)

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