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Réflexion et enjeux

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Le courrier électronique : un outil confidentiel ?

Volume 3, numéro 2, Novembre 2000

Sommaire:

Introduction

L'échange de courriels a révolutionné le domaine des communications. Pour l'organisme communautaire, il représente d'abord un moyen rapide de se tenir au parfum de l'évolution de son champ d'action. Certains ont même su en faire un outil original parfaitement adapté à leurs activités spécifiques: participation à des listes de discussion, envoi de pétitions à imprimer, convocation à des rassemblements, mise en contact avec des groupes de l'extérieur sont parmi les nombreux avantages du courriel. De plus, son universalité et sa gratuité en font un économiseur de coûts potentiel à l'ensemble du secteur communautaire.

Le principe de la carte postale

Une fois déterminée l'utilité du courrier électronique pour votre organisme communautaire, il est normal que vous vous posiez certaines questions sur le plan de la confidentialité. Quels pièges se trouvent sur le chemin qu'emprunte mes messages? Suis-je réellement la seule personne à y avoir accès? La réponse à ces questions se trouve dans la perception qu'on a du courrier électronique.

Un message envoyé par Internet doit être considéré au départ comme une carte postale : son contenu peut être vu en chemin. Il est donc risqué d'y faire voyager des messages à haute teneur confidentielle. Comme le courriel chemine par différents serveurs avant de parvenir à destination, le message court le risque d'être intercepté par des gens curieux. Souvent, l'unique motivation de ces " pirates " est le défi de mettre la main sur une information qui ne leur est pas destinée, et non d'en faire un usage abusif. Donc si vous vous en tenez à vos opérations routinières, l'utilisation du courrier électronique ne comporte pas plus de risque que de tenir une conversation d'affaires sur un téléphone cellulaire ordinaire.

Ma boîte, Mon courriel ?

Confidentielle, notre boîte de courriel? Tout dépend du type de serveur que l'on choisit et de notre façon de l'utiliser. Il existe deux types de serveurs de courrier électronique : le serveur client et le service de messagerie web. Chacun répond à des besoins spécifiques et comporte des enjeux différents sur le plan de la confidentialité:

Le serveur client est celui qui est inclus avec le logiciel d'exploitation de votre ordinateur (dans la plupart des cas, Windows ou Mac-Os). Il ne peut être opéré qu'à partir de votre poste. Généralement, ces logiciels offrent la possibilité d'accéder au courrier électronique par un simple clic à partir de votre terminal. Donc, si l'ouverture de votre poste ne nécessite pas de code d'accès et que plusieurs personnes reçoivent du courrier à l'adresse unique de l'organisme, gare à qui lit votre courriel! Ce problème peut être résolu en demandant aux membres du personnel de s'ouvrir une adresse sur un serveur Internet qui offre ce service gratuitement (voir encadré " Quelques serveurs de courriel gratuits sur Internet ").

Le serveur sur site Internet, pour sa part, offre la confidentialité aux utilisateurs par le biais d'un mot de passe à choisir lors de l'inscription. Pour avoir accès à ses messages, on doit s'identifier en tant qu'utilisateur et fournir ce mot de passe. Cependant, l'inscription au service pose certaines interrogations sur l'aspect de la protection des renseignements personnels. Si certains renseignements doivent obligatoirement être fournis (nom, sexe, pays d'origine et parfois date de naissance), certains sont carrément superflus et ne servent qu'à cerner votre profil en tant que consommateur. L'occupation et les intérêts en sont de bons exemples. La raison est simple : pourquoi ne pas profiter du lien de communication direct que représente votre boîte de courriel pour vous envoyer de la publicité? Choisissez un serveur de courrier électronique qui ne demande de fournir que les renseignements marqués d'un astérisque et qui offre la possibilité de décocher la case autorisant l'envoi de messages publicitaires non sollicités. (voir encadré " Quelques serveurs de courriel gratuits sur Internet ").

La confidentialité est l'affaire de tous

On peut devenir son propre ennemi et celui de nos… collaborateurs quand on utilise le courrier électronique. Des gestes qui nous apparaissent anodins peuvent contribuer à la diffusion involontaire d'informations confidentielles. Ainsi, l'envoi d'un message à plusieurs destinataires en inscrivant une liste d'adresses dans la ligne " À " réservée au destinataire ou encore, celui d'envoyer le message à une liste d'envoi que nous avons constituée dans le carnet d'adresse, fait en sorte que le message est ainsi envoyé en bloc et toutes les adresses de nos correspondants apparaissent dans chaque message. Certaines adresses confidentielles sont ainsi divulguées et peuvent être replacées dans d'autres listes d'envoi sur lesquelles le propriétaire de l'adresse ne tient pas à être inclus.

Pour éviter ceci, il est préférable de s'envoyer le courriel à soi-même et de l'envoyer à la liste à ligne d'envoi " Bcc " ou "Cci" (qui signifie blank carbon copy ou copie conforme invisible). Ainsi, les adresses n'apparaîtront pas et la confidentialité des destinataires sera protégée. En réalité, ceux-ci ne sauront même pas qui d'autre a reçu le même message, ce qui n'est pas le cas lorsqu'on utilise la fonction " Cc " (copie conforme).

De même, il faut être prudent avec les informations que l'on garde dans sa boîte de courriel. Si l'on se sert d'un carnet d'adresses, il est inutile de remplir les champs demandant des renseignements personnels comme l'adresse postale et le numéro de téléphone de notre correspondant. On évite aussi les " agendas " qu'offrent certains serveurs et on s'en tient plutôt au carnet d'adresse traditionnel.

La prévention

Les risques de bris de confidentialité en matière de courrier électronique ne sont actuellement pas assez nombreux pour que l'on s'en prive. Il suffit de bien connaître le service que l'on utilise et de vérifier s'il est adapté à nos activités. Au besoin, se doter d'une politique officielle concernant l'usage du courriel dans notre organisme peut être une façon d'instaurer des pratiques de bon aloi. Vous avez l'impression d'être déjà "infiltré"? Vous pouvez toujours télécharger à partir du web un logiciel de cryptographie afin de coder vos messages (www.planete.qc.ca/logiciels). Seul votre destinataire en possèdera la clé! Autre possibilité: envoyer votre message en fichier attaché, avec un mot de passe que vous communiquerez par téléphone à votre interlocuteur.

Bons échanges!

Quelques services de messageries web

www.moncourrier.com : Un service francophone dont le serveur est situé au Québec. Offre la possibilité de refuser l'envoi de publicité non sollicitée lors de l'inscription.

mail.moncanoe.com : Un serveur qui appartient au géant Québécor. Malgré la lourdeur de son interface (truffé de publicité), il offre la possibilité de visualiser le courrier html en mode sécurisé.

www.hotmail.com : Sûrement le plus connu des services de messageries web. Le questionnaire d'inscription est dépouillé et on ne divulgue pas les renseignements personnels sauf en cas d'obligations légales.

www.yahoo.com : Semblable à Hotmail, mais attention : le serveur de messagerie sert d'intermédiaire entre l'utilisateur et certains groupes publicitaires ciblés.

Rédaction : Patricia Gauthier

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